研討會檢討方面 檢討會的三個方向：前置作業、主協辦分工、當天狀況 1. 行政程序：聯絡機制需建立。 2. 合辦的利益：邀請老師較容易。 3. 定案：主協辦間分工，可約中間地點開會，行前會集合所有工作人員一起跑流程。 4. 前置作業： (1.)問題：研討會舉行時間太晚。 建議：開學後一個月內舉行，約三-四月間，寒假可當徵稿期。 理由：參加的人可多，也許欲考研究所的學生參加的意願變高，且五月會和許多事 務相衝突，籌備期也可因此拉長，而不匆促。 (2.)建議：行前會議要先合開，一邊一次，各組人員要常互相聯繫，各邊都要設一個總 務。 5. 當天狀況： ＊總務組：到目前花了21279元，餘14221，但尚未付大會手冊印刷費用。 已領系上補助：27500，台大：8000，尚未領：課指組：8000 ㊣建議：小組可先討論要花費多少，總務可先發收據本，之後採買可和各組一起去，而不 是總務自己單獨採購，以免溝通有誤，買錯東西。 ＊行政組： (1.)問題：場地、行程並未早點明確訂定，以致很多行程得重新來過，這對宣傳等相關事 務會有很大影響，且國際會議廳的使用問題所造成的突發狀況難以和官方人員 溝通、控制。 建議：A.分工一開始就有問題，比例過重，但可早點反應此事。 B.三個星期前換場地對行程方面的安排還是有餘裕的空間。 C.宣傳的問題，分在行政組也許過重，但可是先列出所需人力及計畫清單分出 人力。可先想好研討會的主打族群，強加宣傳。 ＊總召： (1.)交接的過程有瑕疵，認知、溝通方面有誤。 (2.)問題：開會效率不好，開會主要是發問、求助和報告各組進度，能自行解決的事務盡 量自行解決，非不得已不要佔用開會時間討論。 建議：可先訂粗流程表，各組的工作跟醞釀時間。各組長請寫好研討會期間的各組工 作內容、問題、建議等的報告，交寄給文書組存檔。 ＊文書組： (1.)議程安排和論文稿件遲交拖緩，導致大會手冊也延緩印製。 (2.)對外管道可由文書組和發表人聯絡。 (3.)文書組和公關組可一起擬定催稿通知，也就是如同圖書館的到期通知，提前通知欲報 名發表者的截稿日。若對方無法順利在期限前交稿，可先請對方回覆狀況。 (4.)在和發表人間的信件往來，主辦單位和發表者間建議可互相體諒，不要忘記再次確認 重要文件的收發情狀。 (5.)文書組會整理出粗流程表，以供下次參考。 (6.)送印時間為最大的截止日期，其他整個行程要往前推斷。 (7.)建議：當排好論文的版面後，可回寄給發表人校稿，以免發生字體或是排 版錯誤情況 。亦或是可在一開始徵槁時就訂立格式和範本。 ＊公關組： (1.)排定時間方面的問題：因為調時間和場地，所以工作時間縮短、緊湊。 (2.)建議：以後和老師的聯繫和接洽方面，不管老師的答覆如何，一定都要明確確定及告 知。 ＊議事組： (1.)對講機的收音不清。 (2.)第二天座談會的議事規則，國源老師轉交給某位工作人員，不知道是誰， 後來沒有通知到司儀，導致座談會的延時。 --

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