※ [本文轉錄自 NCCU03_PF 看板] 作者: SeiKai (吼) 看板: NCCU03_PF 標題: [公告]93學年度期末監委會 會議紀錄 時間: Mon Dec 27 23:33:07 2004 日期 2004/12/23 地點 綜合0415 時間 pm7:00 主席 張尹玲 出席 秘書處 監委 幹事會 紀錄 秘書處 ──────────────────────────────────── ꘠ 各股工作報告 ──────────────────────────────────── 【系代秘書處】 系代秘書處這學期的工作內容是四個會議. (期初監委會,期初大會,期末監委會,期末大會) 還有舉辦系友座談會,及製作實習課問卷 【系總幹】 這學期即將進入尾聲,希望期末大會系胞能踴躍參加 【活動股】 這學期的活動有 迎新茶會,迎新宿營,包種茶節 【宣傳股】 這學期我們宣傳了六個活動,分別是期初大會,系運,主任盃,影展,財政之夜以及期末大會. 其中財政之夜由於我們有跑班,所以沒有網宣, 不過聽說有些學長姊以為我們在藝文中心, 我們不知道為什麼,也沒有向任何人說是在藝文中心. 至於大一大二有網宣,是學弟妹很熱心自己做的, 關於這點,我們會改進,之後希望每個活動都能有網宣和跑班 【公關股】 這學期主要的活動還是拉贊助. 【文書股】 這學期文書股的工作內容為製作聘書及財政人, 財政人已發放,由大二的系胞以分家的單位拿取,再自行轉交自己的家人. 財政人的製作,由於作業上的疏失,導致這次的財政人出現很大的紕漏, 也就是大四學長姐的部分變成大五的學長姐們,因此造成系胞們的困擾,真的很對不起. 【美宣股】 系活佈置,各活動的海報製作,定期股訓 【學藝股】 這學期共有兩次系訊,一次已發放,第二次仍在製作中. 【體育股】 今年體育股主要的工作有主任盃,系運,越野賽跑以及北財盃. 比較有問題的在於系運及北財盃. 系運方面,由於今年開始學校體育室不開放讓一個系單獨使用體育館, 因此導致今年系運時我們同時看到了教育系及民族系. 另外由於體育室調停有失誤,以致於本來預估我們可以在中午12點時取得教育系的場地, 延誤到下午2點,所以男籃3on3的賽程也因此被迫緊縮. 北財盃方面,因為去年並無此項比賽, 我準備時也沒有學長可以授予我經驗. 【文化盃】 將於12/28舉辦慶功宴. 【系辯隊】 這學期的活動內容是打新生盃,雖然並未獲得名次, 但學弟妹踴躍前往觀賽,也是個難得的經驗. 【數資股】 系學會網站已改版更新,並且參加學校的社團網頁比賽, 感謝大家的投票,讓我們得到最佳人氣獎,並且獲得獎金1000元. 另外,由於目前系上給我們的網頁空間調整為100MB, 因此我們另外至無名申請網路相簿,活動所拍的照片都已傳上去. 【金控股】 這學期金控股要是作期初預算表以及期末決算表, 還有一些系上的收入和支出紀錄的部分. ==================================監委質詢========================== 【系代秘書處】 Q 簽到表為何只是一張白紙,感覺很不正式. A 會選用26孔活頁紙,是打算放成一本. Q 那還是應該打個表格. A 好,期末大會的簽到表會打表格. Q 為何沒買系友座談會的邀請卡,郵資,感謝函. A 因為當初是助教去邀請系友來參加,所以沒做邀請卡. 而感謝函則是因為時間一久,忘記做,這方面是我個人的疏失. Q 系友座談會的活動DM為何沒做. A 採取po板方式及到班宣傳告知. 【系總幹】 Q 期末大會的餐點為何會列在總幹這邊而不是系代秘書處. A 因為上屆也是歸在總幹這邊. Q 會買什麼. A 就是餅乾和飲料. 【活動股】 Q 迎新宿營的退費是怎麼退. A 是按照甲乙班去宿營人數的比例發給學弟妹,基本上是以班為單位發. Q 大一大二都有退嗎. A 只退給大一. Q 迎新宿營文宣組有一項費用為"D片大",那是什麼. A 是刀片(大),為筆誤. 【宣傳股】 Q 宣傳跑班很賣力,希望能繼續保持下去. A 好. Q 財政人的勘誤表,大三大四很多人沒寫到,你們是怎麼傳的,有專人負責嗎. A 我們有去課堂上發,也有請某人專門負責收. Q 大三哪堂課發. A 貨銀. Q 大三貨銀有兩門課,不應只發一個班. A 當初是考慮到已有不少人先修過貨銀,我們也不可能請系胞一個個寫. 【公關股】 Q 拉到的贊助對象為何. A 學校附近店家,志光補習班,影展的電影公司. 贊助的活動為包種茶節,影展,財政人等等. Q 公關股的決算表中三張感謝涵是給誰. A 電影公司,英文系系主任,志光補習班. 【文書股】 Q 財政人太晚發,往年都是11月就發. A 因為這次是跟補習班合作,補習班一直拖時間. Q 為什麼會有作業上的疏失. A 因為我們這次的財政人是交給補習班製作,而我們跟補習班的接洽方面出了問題, 跟補習班之間的資料傳送都是藉由電子郵件,而我們在作資料更改時, 並未發現大四學長姐的資料仍未作更新就將把資料傳給補習班, 而在事後我們在與補習班作校正時,由於那時的進度已經落後, 所以我們只確定大概的格式沒問題便送稿,這裡就是我們作業上的疏失. Q 那你們所作的更正措施. A 我們在發現這個錯誤時,因為考慮到要完全重作的話會更加費時, 而且會花一筆相當大金額,所以我們就趕緊將現在大四的資料給調出來, 並另外發行小別冊夾在財政人裡頭. Q 請問你們作校正的方式,就我所知,有許多學長姐的資料並沒有校正到. A 我們將文書股所持有的財政人按年級拆開,並於各年級上課時傳下去作校正, 而有些資料校正的資料有遺失,所以我們只能沿用以前的. 我們下學期還會再作一次更正,若跟資料有出入,到時還可以更正一次. Q 那請問你們當初有跟補習班簽合約嗎. A 由於這是第一次跟補習班合作,所以沒有考慮到簽合約的問題. 若下次還有這種機會,我們會注意的. 建議：在作資料更正的時候,應該上台公開跟班上說要作資料更正, 並由明確的人收發,才不會有人沒做到資料更正. 而且還要考慮到有些學長姐已經修過某些必修,而他們的資料更正必須也要作到. 請以後文書股再作類似的文書處理時,務必細心, 可能會因為你的疏失而影響財政全體系胞的權益. 最後,由於這項疏失是文書股所造成,所以不希望由全體系胞來承擔你們的疏失, 希望於期末大會討論時,能讓系胞決定這筆因更正而產生的超支. 【美宣股】 Q 為何訂書針要買到20盒. A 因為是去大賣場買,一大包內有20盒不分售. Q 沒必要用到那麼多吧,該用多少就買多少. A 考慮到這是消耗品,且並無折舊,且它並無分售. 【學藝股】 Q 系訊做的很好,排版也很美觀,繼續保持. A 好. 【體育股】 Q 系運獎金何時才會發. A 我們今年系運報名費共收到2760元,而系辦另有補助4000元, 扣除掉場地租借費2300元,還餘4460元,這些將成為系運獎金. 但由於系辦那邊還未下來,因此獎金一切都等到系辦的補助金下來才會發給大家. Q 系運的活動是否都順利舉行. A 僅有足壘大暴走因遇雨未能如期舉行,由於場地租借費包括操場的租借. 因為錢是事先付的,體育室也不擔保我們是否能如期舉行. 若想再重辦勢必要再花一筆錢,所以我們決定取消. Q 系運參加人數. A 報名人數共92人,不過人數有所重疊,所以估計有80幾人. 若再加上到場加油關心的系胞們,應該有100人以上. 【文化盃】 Q 負責人不夠積極. A 我們很努力的叫學弟妹來練唱,但是學弟妹還是有遲到的習慣. Q 伴奏問題後來如何解決. A 由賴冠如同學擔任. Q 喉糖為何180元. A 一盒90元,買了兩盒. Q 膠帶的細目. A 白色膠帶60元,黑色膠帶60元,粗的黑色膠帶96元,共216元. 【系辯隊】 Q 解釋影印費49元. A 那是計中的報表紙,一包49元,用那種紙印就不用再付錢. Q 報表紙會提供,不用買. A 這學期已改為賣的方式,不免費提供. 【數資股】 Q 北財盃的照片似乎都放系桌的,這樣不太好,希望各個系隊都能平均分配到. A 總共有兩位同學照,其中一位因都待在體育館,故以系桌照片為多, 另一位同學就只照體育館以外的部分,所以各個系隊還是都有照到. 【金控股】 Q 決算表有許多錯誤,例如字打錯,還有一些部分忘記改,細目的部分要列清楚. A 好,會改進. Q 獎金部分是由系學會出嗎. A 是的,章程上有寫,有問過助教,是由系學會出. ======================================================================== 若有任何問題 請洽系代秘書處 也請各位系胞踴躍參加期末大會 日期 12/29 地點 綜合0415 時間 6:30 現場備有小餐點 上次影展有來幫忙的系胞 還有小禮物可拿喔 請記得要帶學生證 我們 要選下屆總幹囉!! 所以請各位系胞記得 29號晚上六點半綜合0415 帶著你的學生證出席吧 前50名簽到的系胞 將由其中抽出20位 贈送精美小禮物喔 by系代秘書處 ※ 編輯: SeiKai 來自: 61.31.140.144 (12/28 00:56) --

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