※ [本文转录自 NCCU03_PF 看板] 作者: SeiKai (吼) 看板: NCCU03_PF 标题: [公告]93学年度期末监委会 会议纪录 时间: Mon Dec 27 23:33:07 2004 日期 2004/12/23 地点 综合0415 时间 pm7:00 主席 张尹玲 出席 秘书处 监委 干事会 纪录 秘书处 ──────────────────────────────────── ꘠ 各股工作报告 ──────────────────────────────────── 【系代秘书处】 系代秘书处这学期的工作内容是四个会议. (期初监委会,期初大会,期末监委会,期末大会) 还有举办系友座谈会,及制作实习课问卷 【系总干】 这学期即将进入尾声,希望期末大会系胞能踊跃参加 【活动股】 这学期的活动有 迎新茶会,迎新宿营,包种茶节 【宣传股】 这学期我们宣传了六个活动,分别是期初大会,系运,主任盃,影展,财政之夜以及期末大会. 其中财政之夜由於我们有跑班,所以没有网宣, 不过听说有些学长姊以为我们在艺文中心, 我们不知道为什麽,也没有向任何人说是在艺文中心. 至於大一大二有网宣,是学弟妹很热心自己做的, 关於这点,我们会改进,之後希望每个活动都能有网宣和跑班 【公关股】 这学期主要的活动还是拉赞助. 【文书股】 这学期文书股的工作内容为制作聘书及财政人, 财政人已发放,由大二的系胞以分家的单位拿取,再自行转交自己的家人. 财政人的制作,由於作业上的疏失,导致这次的财政人出现很大的纰漏, 也就是大四学长姐的部分变成大五的学长姐们,因此造成系胞们的困扰,真的很对不起. 【美宣股】 系活布置,各活动的海报制作,定期股训 【学艺股】 这学期共有两次系讯,一次已发放,第二次仍在制作中. 【体育股】 今年体育股主要的工作有主任盃,系运,越野赛跑以及北财盃. 比较有问题的在於系运及北财盃. 系运方面,由於今年开始学校体育室不开放让一个系单独使用体育馆, 因此导致今年系运时我们同时看到了教育系及民族系. 另外由於体育室调停有失误,以致於本来预估我们可以在中午12点时取得教育系的场地, 延误到下午2点,所以男篮3on3的赛程也因此被迫紧缩. 北财盃方面,因为去年并无此项比赛, 我准备时也没有学长可以授予我经验. 【文化盃】 将於12/28举办庆功宴. 【系辩队】 这学期的活动内容是打新生盃,虽然并未获得名次, 但学弟妹踊跃前往观赛,也是个难得的经验. 【数资股】 系学会网站已改版更新,并且参加学校的社团网页比赛, 感谢大家的投票,让我们得到最佳人气奖,并且获得奖金1000元. 另外,由於目前系上给我们的网页空间调整为100MB, 因此我们另外至无名申请网路相簿,活动所拍的照片都已传上去. 【金控股】 这学期金控股要是作期初预算表以及期末决算表, 还有一些系上的收入和支出纪录的部分. ==================================监委质询========================== 【系代秘书处】 Q 签到表为何只是一张白纸,感觉很不正式. A 会选用26孔活页纸,是打算放成一本. Q 那还是应该打个表格. A 好,期末大会的签到表会打表格. Q 为何没买系友座谈会的邀请卡,邮资,感谢函. A 因为当初是助教去邀请系友来参加,所以没做邀请卡. 而感谢函则是因为时间一久,忘记做,这方面是我个人的疏失. Q 系友座谈会的活动DM为何没做. A 采取po板方式及到班宣传告知. 【系总干】 Q 期末大会的餐点为何会列在总干这边而不是系代秘书处. A 因为上届也是归在总干这边. Q 会买什麽. A 就是饼乾和饮料. 【活动股】 Q 迎新宿营的退费是怎麽退. A 是按照甲乙班去宿营人数的比例发给学弟妹,基本上是以班为单位发. Q 大一大二都有退吗. A 只退给大一. Q 迎新宿营文宣组有一项费用为"D片大",那是什麽. A 是刀片(大),为笔误. 【宣传股】 Q 宣传跑班很卖力,希望能继续保持下去. A 好. Q 财政人的勘误表,大三大四很多人没写到,你们是怎麽传的,有专人负责吗. A 我们有去课堂上发,也有请某人专门负责收. Q 大三哪堂课发. A 货银. Q 大三货银有两门课,不应只发一个班. A 当初是考虑到已有不少人先修过货银,我们也不可能请系胞一个个写. 【公关股】 Q 拉到的赞助对象为何. A 学校附近店家,志光补习班,影展的电影公司. 赞助的活动为包种茶节,影展,财政人等等. Q 公关股的决算表中三张感谢涵是给谁. A 电影公司,英文系系主任,志光补习班. 【文书股】 Q 财政人太晚发,往年都是11月就发. A 因为这次是跟补习班合作,补习班一直拖时间. Q 为什麽会有作业上的疏失. A 因为我们这次的财政人是交给补习班制作,而我们跟补习班的接洽方面出了问题, 跟补习班之间的资料传送都是藉由电子邮件,而我们在作资料更改时, 并未发现大四学长姐的资料仍未作更新就将把资料传给补习班, 而在事後我们在与补习班作校正时,由於那时的进度已经落後, 所以我们只确定大概的格式没问题便送稿,这里就是我们作业上的疏失. Q 那你们所作的更正措施. A 我们在发现这个错误时,因为考虑到要完全重作的话会更加费时, 而且会花一笔相当大金额,所以我们就赶紧将现在大四的资料给调出来, 并另外发行小别册夹在财政人里头. Q 请问你们作校正的方式,就我所知,有许多学长姐的资料并没有校正到. A 我们将文书股所持有的财政人按年级拆开,并於各年级上课时传下去作校正, 而有些资料校正的资料有遗失,所以我们只能沿用以前的. 我们下学期还会再作一次更正,若跟资料有出入,到时还可以更正一次. Q 那请问你们当初有跟补习班签合约吗. A 由於这是第一次跟补习班合作,所以没有考虑到签合约的问题. 若下次还有这种机会,我们会注意的. 建议：在作资料更正的时候,应该上台公开跟班上说要作资料更正, 并由明确的人收发,才不会有人没做到资料更正. 而且还要考虑到有些学长姐已经修过某些必修,而他们的资料更正必须也要作到. 请以後文书股再作类似的文书处理时,务必细心, 可能会因为你的疏失而影响财政全体系胞的权益. 最後,由於这项疏失是文书股所造成,所以不希望由全体系胞来承担你们的疏失, 希望於期末大会讨论时,能让系胞决定这笔因更正而产生的超支. 【美宣股】 Q 为何订书针要买到20盒. A 因为是去大卖场买,一大包内有20盒不分售. Q 没必要用到那麽多吧,该用多少就买多少. A 考虑到这是消耗品,且并无折旧,且它并无分售. 【学艺股】 Q 系讯做的很好,排版也很美观,继续保持. A 好. 【体育股】 Q 系运奖金何时才会发. A 我们今年系运报名费共收到2760元,而系办另有补助4000元, 扣除掉场地租借费2300元,还余4460元,这些将成为系运奖金. 但由於系办那边还未下来,因此奖金一切都等到系办的补助金下来才会发给大家. Q 系运的活动是否都顺利举行. A 仅有足垒大暴走因遇雨未能如期举行,由於场地租借费包括操场的租借. 因为钱是事先付的,体育室也不担保我们是否能如期举行. 若想再重办势必要再花一笔钱,所以我们决定取消. Q 系运参加人数. A 报名人数共92人,不过人数有所重叠,所以估计有80几人. 若再加上到场加油关心的系胞们,应该有100人以上. 【文化盃】 Q 负责人不够积极. A 我们很努力的叫学弟妹来练唱,但是学弟妹还是有迟到的习惯. Q 伴奏问题後来如何解决. A 由赖冠如同学担任. Q 喉糖为何180元. A 一盒90元,买了两盒. Q 胶带的细目. A 白色胶带60元,黑色胶带60元,粗的黑色胶带96元,共216元. 【系辩队】 Q 解释影印费49元. A 那是计中的报表纸,一包49元,用那种纸印就不用再付钱. Q 报表纸会提供,不用买. A 这学期已改为卖的方式,不免费提供. 【数资股】 Q 北财盃的照片似乎都放系桌的,这样不太好,希望各个系队都能平均分配到. A 总共有两位同学照,其中一位因都待在体育馆,故以系桌照片为多, 另一位同学就只照体育馆以外的部分,所以各个系队还是都有照到. 【金控股】 Q 决算表有许多错误,例如字打错,还有一些部分忘记改,细目的部分要列清楚. A 好,会改进. Q 奖金部分是由系学会出吗. A 是的,章程上有写,有问过助教,是由系学会出. ======================================================================== 若有任何问题 请洽系代秘书处 也请各位系胞踊跃参加期末大会 日期 12/29 地点 综合0415 时间 6:30 现场备有小餐点 上次影展有来帮忙的系胞 还有小礼物可拿喔 请记得要带学生证 我们 要选下届总干罗!! 所以请各位系胞记得 29号晚上六点半综合0415 带着你的学生证出席吧 前50名签到的系胞 将由其中抽出20位 赠送精美小礼物喔 by系代秘书处 ※ 编辑: SeiKai 来自: 61.31.140.144 (12/28 00:56) --

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