※ 引述《deangdo (孤臣孽子)》之铭言： : 我是重度听障，职称是档案人员，是负责管理所有档案问题 : 档案室只有我一人在管的~ : 所以有很多问题我无法打电话去问清楚，同事们也不了解 : 所以想请问有没有人在档案室工作或公家机构工作 真巧，愚也是档管人员，本人是主办，还有三位协办同仁。 愚是重度视障，85年残特五等，91年转任至地方机关，93年开始接档管迄今。 : 我的问题是： : 想请问各位档案人员，如果遇到公文档号填录归档时，因承办单位 : 是人事室，故档号应该是以人事分类号为主，但如果因人事分类号找 : 不到符合的，却觉得行政类的「节」说明比较符合。 : 故人事承办人公文档号选择行政分类号，是否可以以非属自己部门档号 : 归档呢? : 又例会计室承办人觉得人事类的「节」说明更符合自己公文内容而填录人事档号 : 这也可以吗？ : 还是一样要所属部门一定要用所属部门档号，不可以去跨用别部门档号 : 谢谢指教 不知道您在那个单位？ 因愚目前在地方基层行政机关，因此，分类号系依照上级县府单位所订定的标准。 原则上，为了统一各乡镇的公文分类系统，县府是不允许我们随意增加分类号的。 在95年以前，由於分类号系由各乡镇自订，因此较能严格遵守「本位主义」，就是 尽量把公文依照各课室去归档。但近来的档管观念稍有转变，也就是打破课室本位， 主要改以业务性质来区分，而不以课室来分；这样做的好处，是可以有效减少分类的 复杂度，而且减轻档案卷帙管理的成本。举例来说，员工保险的公文，可能人事室、 行政室、清洁队这三个课室都有，若是强调课室本位，则档卷要做成三本，不但封皮 的使用量增加三倍，而且档案盒也可能增加三倍。若这三个课室的该类公文量都不大 的话，那麽浪费的物力及储存空间，就相当可观了。 若不以课室本位为主，则只要是机关内的员工保险类公文，统一归於一个分类号，不 但查询上较省事有效率，而且又能有效节省成本。 以往会采行「课室本位制」，主要在於早期档管系以人工查索为主，因此为了一目了 然，所以主张以课室来区分，如此可以有效的减少查索时间。但目前机关皆采行电子 化作业，查询功能交给电脑就可以了，因此应将管理重点放在档案储存成本的控制上。 其实，档管人员是有权限依专业考量更改承办人归档公文的分类号的。如果承办人的 分类号写的离谱，那就大着胆子改吧。承办人才不管档案归在那里哩，只要以後调的 到公文就好了，反正有电脑辅助，应该是不会出乱子的。 提供一点浅见，给您参考..^^ 档案工作做了三年多。去年身特四等侥幸上榜。目前要换跑道，到学校去了。 说不定，未来还有机会接触到档管，也说不定喔。 -- 认识马凡氏，关怀马凡氏； 欢迎光临『马凡之家』 http://www.marfan.org.tw/ --

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