作者caselook (幸福要懂得耕耘)
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标题Re: [问题] 版上有没有人在档案室工作
时间Sat Jan 12 00:24:57 2008
※ 引述《deangdo (孤臣孽子)》之铭言:
: 我是重度听障,职称是档案人员,是负责管理所有档案问题
: 档案室只有我一人在管的~
: 所以有很多问题我无法打电话去问清楚,同事们也不了解
: 所以想请问有没有人在档案室工作或公家机构工作
真巧,愚也是档管人员,本人是主办,还有三位协办同仁。
愚是重度视障,85年残特五等,91年转任至地方机关,93年开始接档管迄今。
: 我的问题是:
: 想请问各位档案人员,如果遇到公文档号填录归档时,因承办单位
: 是人事室,故档号应该是以人事分类号为主,但如果因人事分类号找
: 不到符合的,却觉得行政类的「节」说明比较符合。
: 故人事承办人公文档号选择行政分类号,是否可以以非属自己部门档号
: 归档呢?
: 又例会计室承办人觉得人事类的「节」说明更符合自己公文内容而填录人事档号
: 这也可以吗?
: 还是一样要所属部门一定要用所属部门档号,不可以去跨用别部门档号
: 谢谢指教
不知道您在那个单位?
因愚目前在地方基层行政机关,因此,分类号系依照上级县府单位所订定的标准。
原则上,为了统一各乡镇的公文分类系统,县府是不允许我们随意增加分类号的。
在95年以前,由於分类号系由各乡镇自订,因此较能严格遵守「本位主义」,就是
尽量把公文依照各课室去归档。但近来的档管观念稍有转变,也就是打破课室本位,
主要改以业务性质来区分,而不以课室来分;这样做的好处,是可以有效减少分类的
复杂度,而且减轻档案卷帙管理的成本。举例来说,员工保险的公文,可能人事室、
行政室、清洁队这三个课室都有,若是强调课室本位,则档卷要做成三本,不但封皮
的使用量增加三倍,而且档案盒也可能增加三倍。若这三个课室的该类公文量都不大
的话,那麽浪费的物力及储存空间,就相当可观了。
若不以课室本位为主,则只要是机关内的员工保险类公文,统一归於一个分类号,不
但查询上较省事有效率,而且又能有效节省成本。
以往会采行「课室本位制」,主要在於早期档管系以人工查索为主,因此为了一目了
然,所以主张以课室来区分,如此可以有效的减少查索时间。但目前机关皆采行电子
化作业,查询功能交给电脑就可以了,因此应将管理重点放在档案储存成本的控制上。
其实,档管人员是有权限依专业考量更改承办人归档公文的分类号的。如果承办人的
分类号写的离谱,那就大着胆子改吧。承办人才不管档案归在那里哩,只要以後调的
到公文就好了,反正有电脑辅助,应该是不会出乱子的。
提供一点浅见,给您参考..^^
档案工作做了三年多。去年身特四等侥幸上榜。目前要换跑道,到学校去了。
说不定,未来还有机会接触到档管,也说不定喔。
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