※ 引述《deangdo (孤臣孽子)》之铭言： : ※ 引述《caselook (幸福要懂得耕耘)》之铭言： : : 真巧，愚也是档管人员，本人是主办，还有三位协办同仁。 : : 愚是重度视障，85年残特五等，91年转任至地方机关，93年开始接档管迄今。 : ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ : 不好意思~请问重度视障的你要如何看清楚公文档案呢?公家会有辅助器材吗? 这两天去地方行政研习中心受训，因此回信迟了。 愚的右眼还有 0.1的视力，可以勉强看文字。辅具要自备，之前有稍微用放大镜， 因为用不习惯，所以并没有使用辅具。 : : 不知道您在那个单位？ : ^^^^^^^^^^^^^ : 国营企业单位~^0^ 很好，至少有 4.6个月的年终加绩效。..^^ 愚以前也待过国营事业。 : :举例来说，员工保险的公文，可能人事室、 : : 行政室、清洁队这三个课室都有，若是强调课室本位，则档卷要做成三本，不但封皮 : : 的使用量增加三倍，而且档案盒也可能增加三倍。若这三个课室的该类公文量都不大 : : 的话，那麽浪费的物力及储存空间，就相当可观了。 : ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ : 怎麽可能变成三本及三倍呢?不懂耶 : 我们单位一位公文看内容来分发给那课室的承办人，那麽只有一位承办人处理公文 : 那麽当要归档时就是以那位承办人的部门来归在那一地方。就一件公文就一个承办人 : 处理；一个部门室。 : 例如如果某件公文处理时，一开始承办人是人事室，但看公文内容会会会计室 : 会行政室，最後上层批完了後就回到人事室，并由人事室交给发文室及档案室归档 : ，其档号是人事类。就归在一个人事室的档案盒内 : 如果说会计室及行政室要一份，通常都是副本，副本就由他们自己保管。 : 至少我们部门是这样用的 从实务来举例好了： 总收发文那边，把各承办人的公文分好以後，待各承办人将业务完成，就进行归档 的工作。在档案管理这一端，咱们是先看归档公文的内容及承办员标注的分类号， 来区分各归档公文应该归到那里。今有人事室、行政室及清洁队等三个单位，档案 分类号如下： 011-06 行政室--员工保险-->主要归的是工友、技工、司机之劳保等各类保险 092-05 人事室--员工保险-->主要归的是现职公务人员的公保等各类保险 110-99 清洁队--其他-->主要归的是其他公文。 上述分类号中，011 是行政纲、092 是人事纲、110 是环保纲，06、05、99都是目。 若采「课室本位」制，则行政室的公文要归行政纲，人事室自然归人事纲，清洁队则 是归在环保纲的分类号之中，各课室不可也不应逾越。 但现在问题来了： 如果清洁队的公文承办人在环保纲中，找不到与「员工保险」相关的分类号可以归档。 这时，有三种情况会发生： 一、承办人将公文归在较无争议的分类号中，例如上面的「110-99」，清洁队--其他。 二、承办人要求档管，增设一个新的分类号，例如，增加「110-30」清洁队--员工保险。 三、承办人打破「课室本位」，把公文归到其他课室专用的分类号，例如，将公文归到 「011-06」行政室--员工保险。 上述的第一种情形，算是最不必费心的，因为承办人自己选好要归档的分类号，如果员 工保险相关的公文在清洁队的例行公文量不多的话，其实是相当妥当的做法。 第二种情形，就是您提到的情况。当然，如果在档管的权限范围内，而且清洁队的公文 中，有关队员及司机的相关劳保公文很多的话，是应该可以增设的。但若该类型的公文 数量其实不多，是否有必要新设分类号，最好详加审酌一下，否则一整年下来，只有一 两件该类的公文，增设分类号以後，又要做封皮，又要档案盒，又要浪费上架空间，其 实是不符合成本效益的。 至於第三种做法，是个人目前认为最好的做法。试想： 行政室的工友、司机是劳保，清洁队的队员、司机也是劳保，把相关的公文归在一起， 有什麽不妥？只因为课室不同就要分开来存放吗？要知道，案卷太细，做的太小本，不 但不符成本效益，而且反而容易因疏忽而造成遗失，在管理上，反而会是一大漏洞。 当然，如果公文量实在很大，那当然还是要区分开来，会较有实益。 : 我之前也问过承办人，但承办人说只要调到档案就行了~所以档案归在那里就由 : 我决定，如果真的那麽简单就好了。 : 但是档案有移转、销毁等问题，这会影响到部门权限 : 例如说某行政盒的档案已逾保存期限了，所以要办理销毁或移转时，这行政盒档案 : 就由行政室主管及承办人他们同意後，就办理销毁，但行政盒数量文件很多~至少 : 有数千以上公文，所以不可能一件一件查看。 : 因此当如果有人事类或会计类的公文归在於行政类，那麽万一销毁或移转的话 : 这样不会影响到吗? 问题不是应该归在那个分类号，而是档案的保存年限才是关键。 传统的档管逻辑，其实是有一点问题的。理论上，公文在有电脑系统辅助检索的情况下， 保存年限的认定基准远比分类号来的更重要！ 什麽公文该保存几年，这才是重点。分类号的目的，其实是着眼在保存年限，而非仅仅 是将公文做「分类」那麽简单。换言之，档案分类的实益，是在於确定该类型的公文应 该保存几年，这才是重点。 愚个人的经验，档管人员的工作，应该是审酌该件公文的保存价值，然後归入妥适保存 年限的分类号中，这才是王道。 如果说，同一个档案盒中的档卷内，竟然有不同保存年限的档案，那就应该做全面性的 清查工作。务必要切实做到一卷一分类，自然就不会有错置的情况发生了。 : 突然觉得啊~好像身心障碍都去做档案工作耶，像我认识某一位听障生 : 考上残特三等的财政，但是却是去做档案室工作耶........ 档管是一个很有意义的工作，政府机关知识管理的know-how，其实都在档案之中。 档案工作单纯，但是细节不少，近年来，当局也日益重视。加上电子化政府的要求， 未来的档管工作，所要兼具的职能，恐怕要比想像中来的更加不易喔。 档管绝不简单，所谓「多易必多难」，看似容易的事，往往细节也最难做的巧妙。 未来的档管，是真正的通才，要粗通各承办人的业务性质，还要懂得资讯科技的应用， 甚至於一些档案修补之类的知识，也要稍微具备才行。 总之，什麽工作都好，发挥螺丝钉的精神，尽可能的把本份做好，这就对了。 -- 认识马凡氏，关怀马凡氏； 欢迎光临『马凡之家』 http://www.marfan.org.tw/ --

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