101学年度生技系系学会第二次干部会议纪录 (2012/10/06) 与会人员：董又慈、马蓁华、张道明、郑聿廷、王栩沅、林俞均、林延翰、 林煜晟、陈昱嘉 一、全系大会检讨： 1. 参加人数太少，推测意愿不高，大一超过20人，且宣传开始太晚，未先调查各年级及 系队是否有事（好像撞到系队比赛）。 2. 进行流程之效果经过评估，结果尚可，不至於过於空泛 二、大扫除检讨： 1. 人数上尚充足，现有垃圾清除之问题，要协调谁要帮忙倒垃圾，下周五前要清除 2. 预计以後每两周进行一次大扫除，并清除招领物品（要先行公告），之後再依情况调 整大扫除之频率高低。要搜寻回收管道，否则一律当垃圾丢掉。 三、活动部目前缺人，没有人志愿参与，可能要拜托部长自行寻找部员 另外网路上需要持续公布招募讯息（志愿调查表之问卷调查）， 以防无法参加全系大会而想加入系学会的人没有管道。 四、各部报告： 1. 学务部：系友座谈会，要先调查各年级之考试时间，并制作海报相关宣传。目前讲者 尚未确定。 2. 活动部： i. 卡诞旦场地已订，时间为12/21(五)，记得跟总务拿钱。须联络老师参加及规画当天之 活动内容。大一的部分，剧已有负责人，舞尚未找到，须持续关注。麦克风借场地会附两 只，投影机如果要另外加钱可以跟系办借。加上超时之费用支出，场地费预计8000元。需 通知大一若有美工相关支出需报帐。 ii. 讨论是否要办生技周： 要卖什麽？ 上学期or下学期？ → 上学期已经来不及，但下学期会冲到之夜。 是否需要再赚钱？ → 东友会赚两万五，帐棚费2500元，所以听起来利大於弊。 人力是否充足？ → 要讨论奖励出席之制度。 3. 系刊部： i. 由於系友人数多费用庞大，系报系刊过去均由系办负责，价格约在四万至四万五。加 上今年徵文比赛以及杂支(访问後之小礼物)，预计支出约为两万至两万五。用完有剩会退 还系学会。 ii. 系刊与系友会之关系：系友会甫成立，可考虑向系友拉赞助，并刊载相关内容，但取 向要调和系上成员与系友兴趣之导向。公关部将负责赞助之工作部分。 iii. 前任系刊部长觉得以系友为导向的系报可以一年多份，现任部长觉得一年一份即足 够，上学期末出系报，下学期末出系刊。 4. 美工部：准备印通讯录，按大学部人数+大一三位导师，以避免去年印太多的问题，预 计约7500元。卡诞旦场布几百块即能解决。 5. 公关部： i. 舞会问题，是否要办？要和谁合办？以及认票数量问题，与主办单位商量，若可降低 到一定数量即可合作。目前预计50张，大二意愿不低。须尽快与主办单位联络。 ii. 与系友尽量拉赞助，支援系刊部两万至两万五之支出。系友之讯息联络可找系办 6. 空间部： i. 报修交谊厅之项目：漏水、损坏与钥匙遗失之系柜(5+2)、门禁系统、监视器、椅子*3 、白板吊起来。新购奖盃柜：放系刊+奖盃。 ii. 垃圾桶大小与材质之更动：考虑换成如农化系之类的大型铁箱，要寻找样品 iii. 椅子数量尚称充足，暂时不须购买 iv. 空着的系柜因管理不易，暂时不考虑租借给硕士班以上学长姐。大系柜已清空，目前 规划给系学会、生技营、宿营、之夜等活动使用，系刊部已认领一个柜子，美工部也认领 一个。其它将分配给活动之负责人。系网之柜子考虑收回一个，留一个放置公用之球拍， 暂由体育部托管。另外还要确认各系队空间之分配。 v. 留一个公共柜放置失物招领之物品，定期清除及开放索取 vi. 公共柜学长姐之留下物品亦将会清除 vii. 系服之处理：先给未领的同学拿，再开放给学长姐领，最後剩余的考虑拿至杜鹃花 节卖掉。 viii. 工读生之薪水由系学会发放，工资由台大学生之新规定给付：112元/小时。工作内 容除了倒垃圾，还包括清除桌上明显之垃圾。 ix. 交谊厅外公布栏收回使用？ →暂不打算 x. 会後进行交谊厅空间标示之张贴 7. 体育部（由王栩沅代理）： i. 目前可给系队使用的区域为交谊厅进来两张桌子、部分大系柜与系柜上方，需与各队 队长与农化系讨论。另须为各系队购买需要放球之篮子。 ii. 成立新系队是否需要明文规定？以规范空间之管理 iii. 需要尽快找农化系体育部长与各系队长开队长大会，讨论空间之分配 iv. 系队区域内之私人物品，开会要讨论是否可以并入系队之放置区域 8. 总务部： i. 各活动部之开销由活动部长统一收集，再汇整给总务。系学会费维持四年$1800，转出 者须自行提出申请退费。总务要跟各年级负责人连络收系学会费。 ii. 转系转学生以後要统一收系学会费并记录 iii. 要考虑支出除了活动美工之外，还有许多未支出的部分，如之夜练团费，经概算後 支出和收入只能勉强打成平衡，要讨论是否要提高系学会收费，下学期与活动支出一起进 行。 iv. 财务要公开，定期公告，并刊登於系刊系报上让系友知道，以方便以後拉赞助。 9. 资讯部： i. 整合各个版系学会工作板与交接事宜，并监督各系版版主交接，以及年度洗文传统事 先之申请。 ii. 目前系学会联络之方式PTT与FB并行管道，属过渡期；之後若有决议再行调整 iii. 与各版版主建立连络管道，协助公告并置底相关重要事项 iv. 请大家粉丝专页去点赞 五、系馆厕所卫生纸之事宜： 与农化系学会长协调後觉得不应该由学生负责提供，经询问两边系办後，生技系表示目前 系馆由农化与生技共管，目前有点尴尬；农化系表示由於生技系前前系主任不愿意摊钱而 作罢，目前可与现任系主任讨论现在该如何进行。卫生纸之更换也需讨论是否由学生 (工读生)负责。 六、制作财产清单：避免重复购买相关物品并造成浪费，并需定期更新相关表单。考虑 制作标示系学会财产之贴纸。 ※ 音箱需要一个负责人管理，不见的话由负责人负责。 七、 1. 鞋子需要公告认领，并请体育部长告知各系队长叫系队的人来认领鞋子 2. 干部表决是否要办生技周：依多数决原则，三票同意，五票反对，决议不办 八、临时动议： 林月先要放意识报的索取处，由林月先负责清理与更新 九、会後会： 1. 讨论同一年度的活动相关支出，如之夜、生技营的海报与两件系服之制作，均发包给 同一家厂商并进行相关折扣之洽谈，将可减低相关开销。 2. 进行系柜、厅内特殊区域标示之张贴，与圣诞节灯泡之测试与清除 下次开会时间：11/3 (六) 14:00 --

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