101学年度生技系系学会第五次干部会议纪录 (2013/01/12) 与会人员：董又慈、张道明、马蓁华、林煜晟、林延翰、郑聿廷 ※ 本次会议讨论重点为各部上学期之检讨与下学期之规划 一、空间部： 上学期检讨 1. 这学期订定了交谊厅的规范，但是约束力逐渐消失，至学期末又变回原本的混乱 2. 大扫除执行不易，订在周五的时间因为交谊厅人通常较多，清理不易 → 和部员讨论下学期改到周六日 3. 环境维护本身不易，还是有部员捡到过放了两三天的便当 4. 寒假找个时间来清交谊厅，把不应该出现的东西都丢掉(不另行公告) 5. 这学期系办没有帮忙跟学校申请工读生费补助，系学会要帮忙支出这笔款项 → 问题：寒假工读生即辞职，垃圾没有人清 → 考虑寒假将垃圾桶收起来，垃圾请大家自行处理 6. 财产列管尚未执行，还没界定哪些属系学会财产哪些不是 下学期规划 1. 下学期关於工读生聘任，系办要我们自己写计画跟学校申请补助 → 若失败，系学会会支付这笔款项 2. 原工读生伟恩要辞职，必须找人接手 → 公开招募或空间部内定？讨论结果：均可 → 每次一小时，由於人手可能不足，考虑采轮班制 → 简单打扫交谊厅将会加入下学期工读生工作内容 3. 下学期由於活动较多(之夜+生技营)，交谊厅可能会更乱， 需请各活动负责人监督收拾活动造成之环境脏乱 二、系刊部： 上学期检讨 1. 预计访问的人都有完成访问 2. 寒假会弄好美工，接下来找印刷厂商，预计开学前可以印好 → 估计印一千份，花费约两万元 (往年会花到三万，尽量把价格压低) 3. 采访稿内容有过於口语化的问题，需要找人帮忙审稿 下学期规划 1. 徵文比赛之办理：需要再多加宣传不然稿件太少 2. 出版两本系刊 3. 学长姐动向问卷：已拜托傅煦媛学姊帮忙联络，问卷交由周加恩负责制作 4. 杜鹃花节时会把多余的系刊拿出来卖，以增加系学会收入 5. 继续进行访问学长姐之工作 三、学务部： 上学期检讨 1. 周芷博士系友座谈：问答时间提出的问题未能控制 → 如果还有类似演讲，倾向规划系上专属时间，较能问到该问的问题 → 会长不清楚活动内容，希望下次能事先掌握 下学期规划 1. 系友座谈：上学期为学术性，下学期主任已经有给欲邀请之名单，之後会联络 2. 杜鹃花节：打算以主题方式呈现(跑关)，且能尽量利用场地之空间； 要办理讲员训练 四、美工部： 上学期检讨 1. 通讯录印刷有问题，容易散页 → 之後换厂商 2. 有老师反应通讯录上应该还是要放老师的相关资讯 → 下学年改进 3. 交谊厅之圣诞布置寒假会卸下来，「考虑」换上新年春节布置 下学期规划 1. 端午节交谊厅布置之进行 2. 全系大会宣传单之制作 3. 杜鹃花节布景之制作：学务部表示不用在会场入口弄大布景，要花许多时间制作， 宣传效果却不大 五、资讯部： 上学期检讨 1. 协助进行P1 B00与B01版主之交接 → 由於洗版事件造成多人帐号被停权之事件，亦造成交接工作之阻碍，下学年若要还 要进行洗版活动要先询问PTT站长是否允许，以免受罚 2. 徵文比赛网宣之制作与讯息之宣传 → 时程上有点太晚进行 → 建议改成图片宣传，文字讯息的掌握度较低 下学期规划 1. 相关活动网宣之出产(全系大会、系友座谈、之夜、送旧、拨穗) → 与各活动负责人和各部协调谁来制作，负责联络能帮忙制作网宣的人 → 全系大会最晚开学就要有网宣 六、活动部：因部长未出席，由其他干部共同讨论 上学期检讨 1. 卡诞旦： (1) 人力表、节目各环节之安排未详细写明，缺乏事前完整详细的书面规划，会长及其他 干部未能事先掌握活动细节 → 活动的安排与人力等等，希望至少可以公告到系学会社团内，让会长与其他干部可 以掌握相关消息，可以提出建议或帮忙 → 交代部员的工作或企划若未按时缴交，部长需负起催促与监督的责任，而非全权交 给部员处理，且未来必须预留缓冲时间 (2) 资讯宣传效果太薄弱，许多大四都表示不清楚卡诞旦的时间和发送汤圆的讯息， 还有通知老师应该要用书面邀请函而非e-mail，e-mail只是提醒作用 (而且有学长姊发现e-mail根本没寄送成功) → 跟大四学长姐部分很多都不熟而且FB也没有，所以有点难宣传，之後会想办法改进 ；汤圆因为後来才决定所以可能宣传不周到 → 由於PTT使用率偏低，希望除了PTT网宣外，至少要寄信给各年级班代，请他们代为 通知班上，这样比较保险 → 除e-mail外，有正式的邀请卡是比较尊重的，有些老师也很有可能会漏信，既然都 有请老师赞助奖品，应该也顺便写个邀请函给老师，也请老师转达实验室其他的学 长姐来共襄盛举 → 要掌握讯息是否有传到，不能只交代学弟妹之後就没再追踪 (3) 海报经费使用不当，印的海报比之夜还昂贵还有摆在柜子上的报名表数量印制太多， 两者都太浪费 → 虽然学弟妹没主动询问，但应告知学弟妹相关细节 → 以後要核销必须先询问总务并告知相关金额，若不予核准或核准後金额变动 致使总务判定无法核销，该笔费用必须由当事人自行承担吸收 → 未来请节俭使用经费并谨慎计算文宣所需份数 (4) 节目程序太晚决定，且主持人不熟悉摸彩内容，台下观众易产生混淆，且奖品安排之 顺序有点怪？ → 奖项顺序是主持人自行决定的 (5) 出现学弟妹不知道要搬座位给大三四学长姐坐，以为学长姐也要坐地上的情况 → 虽然是场地安排细节，但亦要事先让学弟妹知道，以免失礼 → 下次应可由提前缴交企划并提出讨论，来避免此类状况 下学期规划 1. 之夜：时间已定，4/29 (一) → 相关负责人独立运作或由系学会介入？ → 系学会可协办与支援，但主要工作由各部分负责人进行 → 之夜虽然不是活动部主办，但希望卡诞旦时宣传不足与没有邀请函的问题，可以在 之夜的时候改进 2. 送旧、拨穗：为办给学长姐的大活动，需要事先规划清楚， 以政治系没有办好活动而使系学会遭受挞伐之事件为借镜 → 借教室与订餐厅需事先进行，避免抢不到场地而使活动无法进行 → 请活动部长主动去找上届部长以及大四毕代联络与询问相关事宜 七、总务部：因部长未出席，由其他干部共同讨论 上学期检讨 1. 由於发生卡诞旦海报经费使用失当事件，总务应订定相关核销标准与流程之规范， 避免让流程太简略而出现瑕疵 → 目前讨论：以後要核销必须先询问总务并告知相关金额，若不予核准或核准後金额 变动致使总务判定无法核销，该笔费用必须由当事人自行承担吸收，以达到合理使 用系学会经费之目的 下学期规划 1. 通知各部提出新的支出预算，交由总务与会长审核 2. 之夜：系学会要补助哪些？去年只有补助场地、器材和美工相关费用。 → 需拟定可补助项目与相关金额：器材费、场地费、美工费... → 目前打算每个节目订一个补助上限，金额根据目前系学会余额决定 3. 送旧：餐厅之选择亦将取决於系学会之余额 4. 负责处理申请社团经费补助的工作(时间应为下学期前几周) 八、公关部：因部长未出席，由其他干部共同讨论 上学期检讨 无重要讨论事项 下学期规划 1. 大二之夜和生技营负责人决定联合拉赞 → 告知大二负责人之前关於之夜、生技营、杜鹃花节联合发包给同一厂商制作相关海 报与文宣的讨论，但要不要采用由他们自行决定 九、体育部：因部长未出席，由其他干部共同讨论 无重要讨论事项 十、临时动议： 1. 下次开会如未能出席请事先PO文请假并告知原因(未请假名单：王栩沅) 且开会请准时避免使会议进行延宕 2. 毕业旅行：是否由系学会负责？ → 找有兴趣的同学负责办理(目前人选：蒋孟廷) 开始找可能地点与行程价位之相关细节 3. 会长补充： (1) 全系大会：预计於2/26周二晚上举行(避免受228连假影响)， 会长与副会长负责处理即可 → 联络之夜、生技营、杜鹃花节负责人，请他们简报活动之相关规划，并统筹各活动 需要人力 → 大一一定要参加 (2) 再次提醒：请各部於下次开会前提出下学期所有经费预算 (3) 关於活动补助的事情，各部请先将欲申请课活组社团补助的企画书(包括活动内容与 预算)都先写好，包括系刊、系友座谈、拨穗、之夜等活动，先别管是否能申请得到 ，但务必於寒假期间、开学前完成这项工作 ※ 下次开会时间：2/23 (六) 14:00 --

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